Três siglas, uma dúvida só: qual desses documentos eu realmente preciso? Vou direto ao ponto.

O que é o EIN e por que toda empresa precisa dele

EIN (Employer Identification Number) é o número de identificação fiscal da sua empresa nos EUA, o equivalente ao CNPJ. Ele identifica a empresa perante o governo americano.

Sem ele, você não abre conta bancária empresarial, não contrata funcionário, não paga imposto. Toda empresa precisa de um, LLC ou Corporation, com sócio único ou vários.

A parte boa: é gratuito, direto pelo site do IRS. A confusão de verdade começa na próxima seção.

ITIN x SSN: Entenda a diferença entre os documentos pessoais

EIN é da empresa. ITIN e SSN são seus, da pessoa física e servem para coisas diferentes.

SSN (Social Security Number) é para quem tem autorização de trabalho nos EUA, cidadão, residente permanente, ou titular de visto de trabalho. Abre porta para emprego formal e benefícios sociais.

ITIN (Individual Taxpayer Identification Number) existe para quem não é elegível ao SSN, mas precisa declarar imposto de renda pessoal nos EUA. É documento fiscal, não migratório, não dá direito de trabalho.

Regra simples: SSN é para quem pode trabalhar nos EUA. ITIN é para quem precisa declarar imposto sem ter esse status.

Como solicitar o EIN sendo não residente, sem SSN

Sem SSN, o formulário online do IRS não funciona para você, ele exige um número de responsável fiscal americano.

O caminho é o Formulário SS-4. Na Seção 7b, você indica que não possui SSN. A partir daí, o pedido para não residente precisa ser feito por telefone (linha internacional do IRS), fax ou correio, não tem versão digital direta para esse caso.

Antes de ligar, separe os documentos de formação da empresa, o atendente vai pedir. A ligação tende a ser rápida se você já tiver tudo em mãos.

Erros comuns na hora de solicitar esses documentos

Os que mais vejo, direto ao ponto:

Confundir os três documentos e pedir o errado. Cada um serve a um propósito específico, saber qual você precisa evita perda de tempo.

Preencher a seção 7b do SS-4 de forma incompleta ou incorreta. Isso sozinho já atrasa o processo em semanas.

Usar o formulário errado, ou a via errada (tentar o site quando deveria ser telefone/fax). Formulário errado é reinício do zero.

Solicitar o EIN tarde demais, depois de já ter fechado negócio com fornecedor ou banco. Peça antes: sem EIN, não há conta bancária, e sem conta, não há como receber pagamento.

Perguntas Frequentes

Quanto tempo demora para receber um EIN? Pela via online (quando aplicável), quase instantâneo. Por telefone, geralmente no mesmo dia. Por correio, conte com cerca de quatro semanas.

Posso usar um ITIN para abrir uma conta bancária empresarial? Alguns bancos aceitam, mas a maioria prefere o EIN da empresa. Confirme direto com o banco escolhido antes de assumir que o ITIN resolve.

Um SSN é necessário para todos os proprietários de negócios? Não. Você pode ser dono de uma empresa americana sem ter SSN — é o caso de boa parte dos meus clientes que moram no Brasil. O SSN só é necessário quando existe autorização de trabalho envolvida.

Existem taxas associadas à solicitação de um EIN? Não. O pedido de EIN é gratuito, direto pelo IRS. Desconfie de qualquer serviço que cobre caro só por esse passo.

Posso renovar um ITIN expirado para fins comerciais? Sim. O processo de renovação segue etapas específicas do IRS — vale cuidado redobrado para não perder nenhum documento no caminho e evitar atraso.